Πώς να Μηχανεύεσαι Καλύτερα τα 1:1 Meetings σου

(ή αλλιώς: πώς να σταματήσεις να τα φοβάσαι σαν οδοντίατρο)

Ξέρεις εκείνη τη στιγμή που ανοίγεις το calendar, βλέπεις το εβδομαδιαίο 1:1 με έναν συνεργάτη και νιώθεις μια ελαφριά εσωτερική λιποθυμία; Σαν να μπήκες σε meeting που δεν θυμάσαι γιατί φτιάχτηκε. Κάπως έτσι ήταν και ο Bill στο άρθρο του Harvard Business Review: καλός άνθρωπος, τίμιος μάνατζερ, απλώς… δεν ήταν καθόλου καλός στα 1:1. Τα έκανε όταν θυμόταν, ακύρωνε όποτε στριμωχνόταν και γενικά είχε μετατρέψει μια σημαντική διαδικασία σε αγγαρεία.

Το αποτέλεσμα; Οι άνθρωποί του αισθάνονταν ξεκομμένοι, παρεξηγημένοι, μη υποστηριζόμενοι. Και κάπου εκεί συνειδητοποίησε ότι τα 1:1 δεν είναι «διορθώσεις στο περιθώριο», αλλά η ίδια η βάση μιας υγιούς ομάδας.

Ας δούμε πώς μπορείς κι εσύ να τα κάνεις σωστά, χωρίς να χάσεις την ψυχική σου υγεία.

1. Πριν από το meeting: φτιάχνεις το έδαφος, όχι το άλλοθι

Το HBR είναι ξεκάθαρο: τα 1:1 δεν είναι χαλαρή κουβεντούλα τύπου «τι λέει, όλα καλά;». Είναι χώρος για να εκφραστούν ανάγκες, στόχοι, εμπόδια και εξελίξεις. Για να δουλέψει αυτό, χρειάζεσαι τρία πράγματα:

Θέσε το κλίμα

Ενημέρωσε την ομάδα σου ότι τα 1:1 δεν είναι μικρο-ανακρίσεις ούτε ευκαιρίες επίπληξης. Είναι συστηματικό εργαλείο για να ακουστούν οι φωνές τους, να μπουν στο τραπέζι οι ανάγκες τους και να στηριχτούν στην ανάπτυξή τους. Όλοι πρέπει να ξέρουν ότι είναι κομμάτι της κουλτούρας, όχι σποραδικές συναντήσεις ανάγκης.

Δημιούργησε την ατζέντα μαζί

Οι έρευνες δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι αποδίδουν πολύ υψηλότερη αξία στα meetings στα οποία είχαν συμμετοχή στην ατζέντα. Μην αποφασίζεις μόνος σου. Ζήτα δύο-τρία πράγματα από κάθε μέλος και συνδυάστε τα. Όταν κάποιος συνδιαμορφώνει τη συζήτηση, επενδύει περισσότερο σε αυτή.

Βρες τον σωστό ρυθμό

Το HBR δίνει συγκεκριμένες κατευθύνσεις:

• Νεότερα στελέχη: εβδομαδιαία 1:1 είναι ιδανικά.

• Έμπειρα στελέχη: ανά δύο εβδομάδες λειτουργεί καλύτερα.

• Μεγάλες ομάδες: ίσως χρειαστείς μεγαλύτερα διαστήματα για να παραμένεις λειτουργικός.

Το μυστικό δεν είναι η συχνότητα, αλλά η συνέπεια.

2. Στο meeting: μιλάς λιγότερο, ακούς περισσότερο

Ναι, το ξέρω, δεν το περιμένεις από article για leadership. Αλλά ο καλύτερος δείκτης καλού 1:1 δεν είναι πόσο καλά εξηγείς. Είναι πόσο καλά ακούς.

Άκου πριν μιλήσεις

Σύμφωνα με το άρθρο, ο ιδανικός χρόνος συμμετοχής του εργαζομένου είναι 50% έως 90%. Εσύ είσαι εκεί για να καθοδηγήσεις και να ανοίξεις χώρο, όχι να κάνεις μονόλογο.

Μην είσαι δικαστής, να είσαι υποστηρικτής

Δείξε ενεργό ενδιαφέρον χωρίς να κρίνεις. Διερεύνησε τα προβλήματα, ανάλυσε εμπόδια, ζήτα παραδείγματα, φέρε πρακτικές λύσεις στο τραπέζι. Η γλώσσα του σώματός σου, η προσοχή σου και οι ερωτήσεις σου καθορίζουν το αν ο άλλος θα νιώσει ασφάλεια.

Προσαρμόσου στο στιλ του άλλου

Κάποιος θέλει ακρίβεια. Άλλος χαλαρή κουβέντα. Άλλος πάει κατευθείαν στο πρόβλημα. Άλλος χρειάζεται περισσότερο χρόνο για να ανοιχτεί. Ρώτα για προτιμήσεις συνεργασίας, επικοινωνίας, ανατροφοδότησης. Κράτησε σημειώσεις. Χτίζεις σχέση, όχι πρωτόκολλο.

3. Κλείσε σωστά: με σαφήνεια και δέσμευση

Το τέλος ενός 1:1 είναι εξίσου σημαντικό με την αρχή του.

• Ξεκαθάρισε τα επόμενα βήματα για εσένα και για εκείνον.

• Συμφωνήστε στα action items.

• Σιγουρέψου ότι και οι δύο καταλαβαίνετε το ίδιο πράγμα.

• Δείξε εκτίμηση, αναγνώριση και ευγνωμοσύνη.

Η συνέχεια είναι το σημείο όπου είτε χτίζεται εμπιστοσύνη, είτε γκρεμίζεται.

4. Βελτιώνεσαι με τον χρόνο

Μην πάρεις τα 1:1 ως δεδομένα. Ρώτα το πιο απλό:

• Τι πάει καλά στα meetings μας;

• Τι θα άλλαζες;

• Τι θα έκανε αυτά τα 30 λεπτά πραγματικά χρήσιμα για σένα;

Οι άνθρωποι ξέρουν τι χρειάζονται. Αρκεί να τους ρωτήσεις. Και αρκεί να το εννοείς.

Κλείνοντας

Τα 1:1 είναι από τα λίγα εργαλεία που μπορούν πραγματικά να αλλάξουν μια ομάδα. Δεν είναι φορμαλισμός, δεν είναι administrivia, δεν είναι υποχρεωτικός καφές. Είναι ο τρόπος με τον οποίο χτίζεις σχέση, δίνεις χώρο, μειώνεις παρεξηγήσεις και κρατάς τους ανθρώπους σου ενεργούς και δεσμευμένους.

Αν τα δεις έτσι, όχι μόνο θα πάψουν να σε τρομάζουν. Θα γίνουν το πιο δυνατό σου εργαλείο.